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企业会议策划活动较传统会议的区别

江苏11选5开奖结果来源: www.yatain.com 时间:2019-03-01 14:20 点击: 50

   现在,对于企业来说,会议活动是一个很开展频率很高的事项。尤其对于大型企业,每次的会议活动不是说像过去单纯的几页PPT展示,领导几段发言工作任务、总结工作这样的方式。而是系统性有统筹有组织的开展的的开展,接下来我们就请业内人士给我们介绍下:

 
 
  一、会议前期筹划
 
  确定会议主题→确定议事日程→确定参会人选
 
  会前通知:通知参会人员
 
  方式:电话通知或书面通知
 
  内容:时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、要求(笔记等)
 
  注意:通知后需落实有关负责人是否收到,并及时记录→确定最后参会人员
 
  统计制作参会人员名单,包括参会人员所属区域、姓名、性别、职务,并最后按照其职务统计分类;
 
  统计交通路线,到达时间,飞机或火车,安排接送,详细写清楚参会人员所属区域、姓名、性别、职务、电话;
 
  联系酒店:联系房间
 
  预定房间(数量、类型、时间、价格)→联系会议室
 
  会议厅(容量、时间、设备、价格)→餐饮安排
 
  是否需要在会议时准备茶点,是否需要在会后安排一个宴会,是否需要提供饮用水,正餐有多少人安排多少桌
 
  二、会议准备材料
 
  1、领导讲话稿;
 
  2、发放资料:会议日程安排表、铅笔和纸、讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份)、其他文件、房卡等;
 
  3、会议设备:电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备;
 
  场地布置:
 
  1、会议横幅
 
  2、主席台的安排:谁?几个人?怎样安排?是否需要铭牌?位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否够用?怎样安排?是多个分店(部门)的来的,除主管和中层外,其他要分区坐(座),一个团队一个区域.
 
  3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员,会场都要作好安排!(设备最好准备2套以上)
 
  4、如果发放奖品:要提前准备好,先发的放在上面,后发的放在下面(但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放).准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式?穿戴是否整齐、符合要求?会前是否进行过演练?
 
  5、非常重要的会议,请速记员.
 
  6、国际性会议,准备同音翻译.
 
  支出预算:文件资料、路费、房间、餐饮、会议场地租借、相关设备及现场布置都需要花钱,大概多少费用也要在方案结尾概算一下.
 
 
  三、会议后期:
 
  退房:结账,收回房卡安置好不能及时离开的与会者.
 
  送站:根据返程时间,统筹规划,送参会人员
 
  会议照片:如有人需要,抽时间拷给他们,会后邮件发送很不方便
 
  收拾:会议物品,避免忙中出错,遗漏东西
 
  整理会议记录,总结为会议纪要
 
  进行会议总结,分析不足之处,保留不错环节.

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